Zgłaszanie nieprawidłowości (procedura sygnalistów)

Oreco sp. z o.o. z siedzibą w Żdżarów 71C, 96-500 Sochaczew, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000493416, NIP 837 181 49 88, REGON 147077508, o kapitale zakładowym 14.582.300,00 PLN (dalej: „Oreco" lub „Spółka"), wdraża niniejszą procedurę zgłaszania nieprawidłowości na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Każda osoba, która ma uzasadnione podstawy sądzić, że w Oreco doszło lub może dojść do naruszenia prawa, może dokonać zgłoszenia w sposób opisany poniżej. Sygnaliści podlegają pełnej ochronie wynikającej z ustawy.

1. Zakres podmiotowy — kto może dokonać zgłoszenia

Z procedury mogą skorzystać następujące osoby (art. 4 ustawy):

a) pracownicy Oreco — niezależnie od podstawy zatrudnienia, b) byli pracownicy oraz osoby, których stosunek pracy lub stosunek służbowy uległ zakończeniu, c) kandydaci do pracy, którzy uzyskali informację o naruszeniu w trakcie procesu rekrutacyjnego lub negocjacji przed zawarciem umowy, d) osoby świadczące pracę na rzecz Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych, e) przedsiębiorcy współpracujący ze Spółką, w tym samozatrudnieni, f) akcjonariusze i wspólnicy, g) członkowie organów osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, h) stażyści, praktykanci, wolontariusze, i) pracownicy, podwykonawcy lub dostawcy kontrahentów Spółki, j) inne osoby zgłaszające naruszenie w kontekście związanym z pracą.

2. Zakres przedmiotowy — co można zgłosić

Procedura obejmuje zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa wymienionych w art. 3 ustawy, w szczególności w obszarach:

a) korupcji, b) zamówień publicznych, c) usług, produktów i rynków finansowych, d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, f) bezpieczeństwa transportu, g) ochrony środowiska, h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, i) bezpieczeństwa żywności i pasz, j) zdrowia i dobrostanu zwierząt, k) zdrowia publicznego, l) ochrony konsumentów, m) ochrony prywatności i danych osobowych, n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, o) ochrony interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, q) prawa pracy, r) korupcji w sektorze prywatnym, s) naruszeń konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Procedura obejmuje również naruszenia wewnętrznych regulacji Oreco, jeśli mogą one wiązać się z naruszeniem prawa lub interesu publicznego.

3. Kanały zgłaszania

3.1 Kanał wewnętrzny

Zgłoszenia wewnętrzne kierowane są do Inspektora Ochrony Danych Damiana Sękulskiego, który pełni również funkcję osoby upoważnionej do przyjmowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów (dalej: „Koordynator Zgłoszeń"). Zgłoszenia można składać:

a) pocztą elektroniczną na dedykowany, odseparowany adres: sygnalisci@oreco.pl — do skrzynki ma dostęp wyłącznie Koordynator Zgłoszeń, b) listownie na adres siedziby Spółki — z dopiskiem na kopercie „Sygnalista — do rąk własnych Koordynatora Zgłoszeń"; tak oznaczona przesyłka nie jest otwierana przez sekretariat ani inne osoby, c) osobiście — na pisemny wniosek zgłaszającego Koordynator Zgłoszeń organizuje spotkanie nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania wniosku; ze spotkania sporządza się protokół albo nagranie (za uprzednią zgodą zgłaszającego); zgłaszający może zażądać, aby spotkanie odbyło się poza siedzibą Spółki.

3.2 Zgłoszenia anonimowe

Oreco dopuszcza zgłoszenia anonimowe. Brak danych identyfikujących nie stanowi podstawy odmowy rozpatrzenia zgłoszenia, jednak ogranicza możliwość przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz dochodzenia ochrony ustawowej w razie odwetu. Zgłoszenia anonimowe są rozpatrywane w takim samym trybie jak zgłoszenia imienne — w zakresie, w jakim umożliwia to brak kontaktu z osobą zgłaszającą.

3.3 Kanał zewnętrzny

Niezależnie od kanału wewnętrznego sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich (al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa; https://bip.brpo.gov.pl) albo do właściwego organu publicznego, jeśli zgłoszenie dotyczy obszaru jego kompetencji (m.in. Prezesa UOKiK, Prezesa UODO, KNF, GIIF). Skorzystanie z kanału zewnętrznego z pominięciem kanału wewnętrznego nie pozbawia sygnalisty ochrony.

3.4 Ujawnienie publiczne

Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego (np. w mediach) i zachować ochronę, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności (art. 51 ustawy):

a) sygnalista uprzednio dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego, lub od razu zewnętrznego — i w wyznaczonych terminach nie podjęto wobec niego adekwatnych działań następczych ani nie poinformowano go o nich, b) sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, c) sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego grozi mu działanie odwetowe lub że istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego podjęcia działań następczych (np. ze względu na zatajenie dowodów).

4. Terminy

a) Potwierdzenie odbioru zgłoszenia — Koordynator Zgłoszeń potwierdza zgłaszającemu odbiór zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał danych kontaktowych lub wyraźnie odmówił otrzymania potwierdzenia.

b) Działania następcze i informacja zwrotna — Koordynator Zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną o podjętych albo planowanych działaniach następczych oraz uzasadnienie takich działań w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia odbioru zgłoszenia (albo, w razie nieprzekazania potwierdzenia, od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia).

5. Poufność

Tożsamość sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (np. świadka) jest chroniona przez Oreco w sposób zapewniający zachowanie poufności (art. 8 i 19 ustawy). Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu mają wyłącznie:

a) Koordynator Zgłoszeń (Inspektor Ochrony Danych Damian Sękulski), b) osoby pisemnie upoważnione przez Spółkę do prowadzenia konkretnych działań następczych — w zakresie niezbędnym do ich wykonania, c) inne osoby — wyłącznie za wyraźną pisemną zgodą sygnalisty, z wyjątkiem przypadków obowiązku ujawnienia wynikającego z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. na żądanie sądu, prokuratury, organów ścigania).

Korespondencja, dokumenty oraz dane elektroniczne związane ze zgłoszeniami są przechowywane w sposób zapewniający ich poufność, w tym przed dostępem osób nieupoważnionych.

6. Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi

Sygnalista, który dokonał zgłoszenia zgodnego z prawem (na podstawie uzasadnionych podstaw uznania, że informacja o naruszeniu jest prawdziwa w chwili dokonywania zgłoszenia), podlega ochronie ustawowej i nie może z tego tytułu ponieść żadnych negatywnych konsekwencji.

Zakazane są w szczególności następujące działania odwetowe (art. 12 ustawy):

a) odmowa nawiązania stosunku pracy, b) wypowiedzenie albo rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy lub innej umowy będącej podstawą świadczenia pracy, c) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po umowie na czas określony, d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, e) obniżenie wynagrodzenia, f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansie, g) pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą innych niż wynagrodzenie, h) przeniesienie na niższe stanowisko, i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, j) przeniesienie do innego miejsca lub na inne stanowisko pracy, k) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy, l) nałożenie kar porządkowych, w tym karą finansową, lub środków o podobnym charakterze, m) przymus, zastraszanie, wykluczanie, mobbing, dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, n) wstrzymanie skierowania na szkolenie zawodowe, o) bezpodstawne skierowanie na badanie lekarskie lub psychologiczne, p) działania zmierzające do utrudnienia znalezienia zatrudnienia w przyszłości, q) wcześniejsze rozwiązanie, wypowiedzenie albo nieprzedłużenie umowy cywilnoprawnej, na podstawie której świadczy się pracę, r) wyrządzenie szkody, w tym naruszenie dobrego imienia, zniesławienie, s) inne równoważne w skutkach działania.

W przypadku sporu sądowego dotyczącego działań odwetowych obowiązuje odwrócony ciężar dowodu (art. 13 ustawy) — to pracodawca jest zobowiązany udowodnić, że podjęte działanie nie miało charakteru odwetowego i było uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Ochrona przysługuje również osobom pomagającym sygnaliście, osobom z nim powiązanym (m.in. członkom rodziny) oraz pracodawcom sygnalisty będącym osobami prawnymi.

Ochrona nie przysługuje osobie, która świadomie zgłosiła nieprawdziwe informacje. Świadome zgłoszenie nieprawdy może rodzić odpowiedzialność karną i odszkodowawczą.

7. Rejestr zgłoszeń

Oreco prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 29 ustawy. Rejestr zawiera:

a) numer sprawy, b) przedmiot naruszenia, c) datę dokonania zgłoszenia, d) informację o podjętych działaniach następczych, e) datę zakończenia sprawy.

Administratorem danych w rejestrze jest Oreco. Dane w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

8. Przetwarzanie danych osobowych w związku ze zgłoszeniem

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem jest Oreco. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego — ustawa o ochronie sygnalistów), a w odniesieniu do danych szczególnych kategorii (jeśli zostały zawarte w zgłoszeniu) — art. 9 ust. 2 lit. g RODO. Szczegółowe zasady przetwarzania opisano w Polityce prywatności oraz w Obowiązku informacyjnym. W sprawach przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem iod@oreco.pl.

9. Postanowienia końcowe

Niniejsza procedura została opracowana w sposób uwzględniający obowiązek konsultacji ze stroną pracowniczą wynikający z art. 24 ust. 3 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Wdrożenie procedury w Spółce poprzedzone zostanie konsultacjami z przedstawicielami pracowników albo z zakładową organizacją związkową (jeżeli działa) — w terminie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 dni roboczych od przedstawienia projektu.

Procedura wchodzi w życie z dniem podanym w nagłówku dokumentu po przeprowadzeniu konsultacji. Oreco zapewnia, że każdy nowo zatrudniony pracownik zostaje zaznajomiony z niniejszą procedurą przed dopuszczeniem do pracy.

Niniejszy dokument może być aktualizowany w razie zmiany przepisów prawa albo struktury organizacyjnej Spółki. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie www.oreco.pl oraz w wewnętrznych zasobach Spółki.

Kontakt w sprawach dotyczących procedury sygnalistów:

e-mail dedykowany dla zgłoszeń: sygnalisci@oreco.pl,
Inspektor Ochrony Danych i Koordynator Zgłoszeń: Damian Sękulski, iod@oreco.pl,
adres korespondencyjny: Oreco sp. z o.o., Żdżarów 71C, 96-500 Sochaczew (z dopiskiem „Sygnalista — do rąk własnych Koordynatora Zgłoszeń").

Wersja 1 · Wydanie: 14 maja 2026